דצמבר הגיע ואיתו החגיגה השנתית של תוכניות עבודה. ארגונים גדולים, קטנים, מכל מגזר ובכל קשת העשייה עסוקים בלתכנן את השנה הבאה שלהם. תוכנית עבודה שנתית היא כלי חשוב לשיפור היעילות והמועילות של העשייה – בהנחה שעושים את זה נכון 🙁
חשוב להבין מה כבר ניסינו – ובעיקר מה נכון לעשות אחרת על מנת להביא תוצאות. תהליך התכנון עצמו מאפשר לנו זמן חשיבה כדי לאתגר עצמנו עם השאלה הכי חשובה: מה עובד, ומה לא.
ברשימה זו אני מתייחסת לשני טעויות נפוצות מאוד, איך לא ליפול בפח ובעיקר מה לעשות במקום (כולל דף עבודה להורדה). *פוסט זה נכתב במקור עבור חברת תובנות המדהימה, להם אני משמשת כיועצת אסטרטגית.
טעות ראשונה: עושים העתק-הדבק
הטעות הכי נפוצה היא לעשות copy&paste על תוכניות קיימות (בארגון שלכם או אולי בקונטקסט אחר), מבלי להתעכב על ה"למה". שלב ראשון צריך להיות הגדרה של תוצאות מרכזיות – מה בעצם אנחנו רוצים להשיג? מהם מדדי התוצאה המרכזיים שלנו.
מדדי התוצאה מאופיינים על ידי שלושה מרכיבים מצרפיים: במונחי קהל היעד (העיר, לא העירייה), הם לא בשליטה ישירה שלנו (אחרת זו תפוקה של העבודה) והם התכלית שלשמה פועלים (ולא האמצעי)
אחרי שהנהלת הארגון הגדירה (בצורה שיתופית כמובן) מדדי תוצאה, עלינו להבין מהו השינוי שיאפשר להשיג אותן. אחרי הכל, אם נלך באותה הדרך, נגיע לאותן תוצאות.
לדוגמא, אם מדד התוצאה שלנו הוא גידול בשיעור בעלי ההשכלה הגבוהה בקרב יוצאי אתיופיה, ואנו פותחים עוד ועוד קורסים – כדאי לשאול מה נכון לשנות: האם את תכני הקורס? או אולי הקורס כולו? אחרי הכל, אמר כבר אלברט איינשטיין, "אי שפיות זה לעשות אותו דבר פעם אחר פעם ולצפות לתוצאות שונות".
איך יודעים מה עובד ואיך מחליטים על כיווני שינוי בתוכנית עבודה שנתית?
ישנן שלוש דרכים לעשות זאת:
- ניתוח נתונים. אם יש לנו נתונים מניסוי שעשינו, מתוכניות עבר או ממדינה אחרת – אנחנו יכולים להבין האם פעולה או תוכנית מסוימת הביאה שינוי. כך למשל, ניתן לבדוק האם תלמידים שעברו קורס מסוים הראו ציונים טובים יותר ביחס לאחרים.
- התייעצות. במקרים רבים, הידע נמצא בשטח. תובנות מאפשרת למנהלים בארגון לפנות לקהלי יעד שונים, ולשאול אותם בצורה פתוחה "מה עובד" ומה ניתן לשנות כדי להצליח. במקרים רבים, זה אכן עובד. ניתן לפתוח שאלה חדשה ולקבל תובנות במהירות.
- כלי רעיונאות. זה אולי קצת פחות "מדעי", אך בהחלט הרבה יותר כייף ויצירתי. ישנם כלי רעיונאות (רעיונאות = תהליך יצירה של רעיונות חדשים) שמאפשרים לעשות מניפולציות מחשבתיות ולעזור לנו לצאת מקיבעון מחשבתי.
באנגלית SCAMPER הנם ראשי תיבות של מניפולציות שונות אותן אפשר להפעיל על תוכנית, מוצר,שירות או רעיון קיים על מנת לשפר אותו.
המתודולוגיה מבוססת על הרעיון שכל דבר חדש הינו מודיפיקציה של דבר אחר. כל אות ברשימה מייצגת דרך אחרת שבעזרתה ניתן “לשחק” עם התכונות של מה שמאתגר אותך להעלות רעיון חדש.
- S = Substitute – החלף
- C = Combine – שלב/הוסף
- A = Adapt – התאם
- M = Modify – הגדל/הקטן
- P = Put to Other Uses – השתמש לצרכים אחרים
- E = Eliminate – צמצם או חסל
- R = Rearrange- שנה את הסדר או הפוך
במסגרת פעולה זו לוקחים תוכנית, פרויקט או שירות קיים שרוצים לשנות ועושים עליו "מניפולציה" מחשבתית. פעם מרחיבים אותו במיוחד, פעם מבטלים מרכיבים שונים בשירות, פעם אחרת מסדרים אחרת את נוהל הטיפול בבקשה או מחברים אולי שני שירותים בתכנית אחת.
לא כל הרעיונות יהיו בהכרח ישימים והכי מוצלחים, הכלי נועד לסייע לנו לפתוח את המחשבה ולשבור קיבעונות. לפעמים דווקא כשעולים רעיונות מגוחכים בהתחלה, הם יכולים להוות סנונית ראשונה לפיתוח כיווני שינוי שניתן לפתח לתוכניות משמעותיות בהמשך.
טעות שניה: השתעבדות לפורמט
פורמט תוכנית עבודה שנתית (לא משנה אם לפי מדריך התכנון הממשלתי, או פורמט ארגוני אחר כלשהו) נועדו לעזור לנו. אך פעמים רבות נראה שאנחנו עובדים בשבילו. יש "שדות חובה" למילוי (לא משנה אם זה באקסל, במערכת ממוחשבת או אפילו בגוגל פורם פשוט) – אז עושים הכל כדי למלא אותם.
השתעבדות לתבנית/פורמט אקסל מביאה לשתי בעיות מרכזיות: ראשית, זה מאוד מקבע את המחשבה. אנחנו עוסקים יותר במילוי כל השדות והרובריקות השונות ולא חשיבה בגדול. שנית, לא פחות חשוב מכך – ברגע שהפורמט מלא ניתן לסמן וי על מילוי, ובתוצרתו הקיימת הוא לא יכול להיות כלי עבודה אופרטיבי שתומך במאמצי קידום העבודה של הארגון. אי אפשר בעצם להתמצא ולתעדף דברים בתוך אלפי שורות של "הכל חשוב באותה המידה".
אבל הכל חשוב, איך מתעדפים בין תוצאות רצויות?
אחרי שהבנו מהן תוצאות, נשאלת השאלה כיצד מתעדפים ביניהן? כיצד מתמקדים לכדי רשימת תוצאות קצרה יחסית, הרי בארגוני מגזר ציבורי – המטרות כולן חשובות וקשה מאוד להגיד שצריך לוותר פתאום על חינוך למדעים לטובת אנגלית, או לוותר על טיפול באוכלוסיות רווחה אל מול הגברת דיגטציה של שירותים חברתיים.
תעדוף התוצאות הוא שלב קריטי בבניית תכנית עבודה אפקטיבית. וכן, לעיתים זה יכול להרגיש קצת כמו קריעת ים סוף. הרי חלק מהמטרות מוגדרות לעיתים בחוק, וחלק מהמטרות הן ציפייה ברורה של האזרחים/תושבים.
אנחנו ממליצים לבחון בכל תוצאה שתי שאלות משלימות:
- עד כמה הערך/התוצאה חשובים בעיניי?
- מה המצב בשטח כרגע כיום?
בחלק מהמקרים אנחנו נגלה שהמצב בשטח דווקא יחסית טוב, ולכן תחום זה יכול להיות "לשימור", ולא דווקא תוצאה אסטרטגית. במקרים אחרים נגלה שחלק מהתחומים אולי קצת פחות חשובים לנו, אל מול תחומים אחרים – ולכן הם יעברו למושב האחורי, יעדים שימתינו להבשלה שלהם.
הערכת מצב כזו יכולה להוליד לנו מה שמכונה "דיאגרמת עכביש" שמאפשרת לנו לראות את הציונים של שתי השאלות על מגוון תוצאות/יעדים פוטנציאליים. המקומות בהם מזהה את הפער הכי גדול בין כמה שהתוצאה חשובה לבין המצב בשטח – אלו יכנסו לדיון על המיקודים האסטרטגיים שלנו לתוכנית עבודה שנתית!
בדוגמא שלעיל, נראה שהפערים הכי גדולים נמצאים בתוצאה 2, תוצאה 9 ותוצאה 13. בוודאי שזה לא רק חישוב מתמטי, וצריך להגיע להסכמה בהנהלה על תעדוף התוצאות הללו, אך הכלי הפשוט הזה מאפשר לנו לזהות פערים ולייצר מדרג התחלתי ולקבוע במה מתמקדים בתכנית העבודה.
צידה לדרך – לעשות נכון, את הדברים הנכונים
תוכנית עבודה שנתית היא כלי ניהולי חשוב מאוד. היא מאפשרת לנו לעשות זום אאוט ולתתכנן בצורה מיטבית מה רוצים להשיג. חשוב לזכור אבל שזה בדיוק מה שהיא – כלי. התכנית איננה מטרה בפני עצמה. היא תירוץ טוב לשאול את עצמנו האם אני עושה את הדבר היעיל (בצורה הטובה ביותר) והמועיל (עושה את הדברים הנכונים) כדי לראות את השינוי שאני רוצה בעולם?!
